Dokumenty eKartaLokalu

Funkcjonalność Dokumenty eKartaLokalu to dedykowane rozwiązanie dla zarządców nieruchomości, wspierające kompleksową obsługę publikacji dokumentów.

Funkcjonalność jest dostępna w ramach modułu Korespondencja, stanowiącego jeden z elementów zintegrowanego systemu informatycznego Meritum – nowoczesnego rozwiązania wspomagającego pracę zarządców i administratorów nieruchomości.

DOKUMENTY eKartaLokalu

Zakres funkcjonalny

Funkcjonalność Dokumenty eKartaLokalu stanowi odrębny element możliwy do udostępnienia w ramach aplikacji Korespondencja. Współpracując bezpośrednio z Serwerem Usług MSB, który automatyzuje proces wysyłki, funkcjonalność umożliwia tworzenie i rejestrowanie dokumentów dla usługi eKartaLokalu oraz zarządzanie ich treścią.

Użytkownik ma możliwość tworzenia kont wysyłki przeznaczonych dla poszczególnych działów lub stanowisk, co pozwala na elastyczne zarządzanie komunikacją w ramach organizacji. Każdy dział spółdzielni posiadający własne konto publikacji może udostępniać własne dokumenty, dopasowane do charakteru swojej działalności.

W przypadku spółdzielni mieszkaniowej możliwe jest publikowanie dokumentów, do których powinni mieć dostęp tylko członkowie spółdzielni. Dostęp dla członków ustalany jest codziennie w oparciu o aktualny status członkostwa wynikający z ewidencji w aplikacji System Członkowski.

Dokumenty dla usługi eKartaLokalu generowane są automatycznie bezpośrednio z poziomu aplikacji Korespondencja, z wykorzystaniem zaawansowanych filtrów, takich jak firma, osiedle, budynek, grupa członkowska czy status członkowski. Możliwe jest podanie daty rozpoczęcia i zakończenia publikacji dokumentów.

Aplikacja zapewnia pełną kontrolę nad procesem publikacji poprzez obsługę skrzynek dokumentów: roboczych, nadawczych, wysłanych i wycofanych. Umożliwia monitorowanie statusów, zarządzanie ponowną wysyłką oraz obsługę błędów.

Możliwości dla dokumentów

Obsługa wielu nadawców i kont wysyłki – każdy dział może posiadać własne konto do publikacji.
Powiązanie kont wysyłki z wybranymi stanowiskami aplikacji – przypisanie konta publikacji do konkretnego działu lub użytkownika.
Dokumenty – dokumenty podlegające publikacji mogą być podzielone na kategorie, np. regulaminy i uchwały, oraz publikowane w formie plików PDF, plików graficznych itd.
Zarządzanie dokumentami – bieżący dostęp do listy opublikowanych dokumentów, aktualizacja daty zakończenia publikacji lub wycofanie dokumentu oraz dostęp do dokumentów archiwalnych.
Definiowalne treści dokumentów eKartaLokalu – możliwość tworzenia własnych szablonów treści dla dokumentów.
Obsługa skrzynek dokumentów usługi eKartaLokalu: roboczych, nadawczych, wysłanych i wycofanych – pełna kontrola nad całym procesem komunikacji.
Zarządzanie ponowną wysyłką oraz błędami wysyłki – możliwość monitorowania i ponownego wysyłania dokumentów.
Wysyłka dokumentów zbiorczych – obsługa dokumentów dla usługi eKartaLokalu odbywa się bezpośrednio w aplikacji Korespondencja z użyciem zaawansowanych filtrów dotyczących firmy, osiedla, budynku, członkostwa i grupy członkowskiej.