Korespondencja EMAIL

Korespondencja – obsługa e-mail

Aplikacja Korespondencja – obsługa e-mail to dedykowane rozwiązanie dla zarządców nieruchomości, wspierające kompleksową obsługę korespondencji elektronicznej.

Aplikacja stanowi jeden z modułów zintegrowanego systemu informatycznego Meritum – nowoczesnego rozwiązania wspomagającego pracę zarządców i administratorów nieruchomości.

KORESPONDENCJA – OBSŁUGA E-MAIL

Zakres funkcjonalny aplikacji

Współpracując bezpośrednio z Serwerem Usług MSB, który automatyzuje proces wysyłki, aplikacja umożliwia tworzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail oraz zarządzanie ich treścią.

Użytkownik ma możliwość tworzenia kont e-mail przeznaczonych dla poszczególnych działów lub stanowisk, co pozwala na elastyczne zarządzanie komunikacją w ramach organizacji. Każdy dział spółdzielni posiadający własne konto e-mail może definiować indywidualne treści wiadomości, dopasowane do charakteru swojej działalności.

Wiadomości e-mail mogą być generowane automatycznie jako ogłoszenia lub zawiadomienia zbiorcze bezpośrednio z poziomu aplikacji Korespondencja, z wykorzystaniem zaawansowanych filtrów, takich jak osiedle, budynek, lokal mieszkalny lub użytkowy, grupa członkowska czy status członkowski.

Dodatkowo w aplikacjach obsługujących lokale, teczki lokali oraz kartoteki czynszowe, takich jak Czynsze – Zasoby Własne, Czynsze – Wspólnoty, Czynsze – Zasoby Obce czy Prawa do Lokalu, możliwe jest generowanie wiadomości przeznaczonych dla wybranych kontrahentów, np. informacji o saldzie, dokumentów sprzedaży, zawiadomień, kartotek czy wezwań do zapłaty, w formie elektronicznych załączników PDF.

Aplikacja zapewnia pełną kontrolę nad procesem wysyłki poprzez obsługę skrzynek korespondencyjnych: roboczych, nadawczych i wysłanych. Umożliwia monitorowanie statusów wiadomości, zarządzanie ponowną wysyłką oraz obsługę błędów.

Możliwości aplikacji

Współpraca z kontami e-mail zarządcy – pełna integracja z pocztą e-mail zarządcy w oparciu o usługę MSB, niezależnie od lokalnych programów obsługujących pocztę e-mail.
Obsługa wielu nadawców i kont e-mail – każdy dział może posiadać własne konto i adres nadawcy.
Powiązanie kont e-mail z wybranymi stanowiskami aplikacji – przypisanie konta e-mail do konkretnego działu lub użytkownika.
Definiowalne treści e-mail – możliwość tworzenia własnych szablonów wiadomości z dedykowanym tematem i treścią oraz personalizacji poszczególnych wiadomości adresem lokalu, nazwą płatnika itd.
Indywidualne treści dla poszczególnych kont e-mail – każdy dział może posiadać odrębne komunikaty dostosowane do specyfiki swojej pracy.
Obsługa skrzynek korespondencji e-mail: roboczych, nadawczych i wysłanych – pełna kontrola nad całym procesem komunikacji.
Zarządzanie ponowną wysyłką oraz błędami wysyłki – możliwość monitorowania i ponownego wysyłania wiadomości, których wysyłka się nie powiodła.
Generowanie wiadomości e-mail z poziomu aplikacji Czynsze – automatyczne wysyłanie dokumentów sprzedaży, zawiadomień, kartotek, informacji o saldach, wezwań do zapłaty itd. w formie dokumentów PDF.
Możliwość zapisu kopii wygenerowanych dokumentów w formie PDF – dla dokumentów drukowanych w formie papierowej oraz załączników wiadomości e-mail.
Generowanie wiadomości e-mail z poziomu aplikacji Prawa do Lokalu – szybkie wysyłanie wiadomości do wybranych kontrahentów, np. informacji o zebraniach.
Wysyłka ogłoszeń i zawiadomień zbiorczych – generowanie wiadomości e-mail bezpośrednio w aplikacji Korespondencja z użyciem zaawansowanych filtrów, m.in. budynków, nieruchomości, osiedli, lokali mieszkalnych i użytkowych, własności lokali, członkostwa w spółdzielni oraz kart najmu.